La informatización de procesos y actividades en las dependencias municipales está experimentando una transformación digital más lenta en comparación con las instancias del gobierno central. Las áreas que han avanzado más en este proceso suelen ser las de recaudación y logística, principalmente debido a las exigencias del Plan de Incentivos impulsado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

Las gerencias de medio ambiente tienen responsabilidades críticas, como la limpieza pública, la disposición final de residuos, el mantenimiento y la promoción de áreas verdes, así como campañas de reciclaje y el manejo de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE).

Los procesos y expedientes relacionados con gestión de personal, capacitaciones, adquisición de equipos e insumos EPPs (Equipos de protección Personal), mantenimiento y ruteo de camiones recolectores para las gerencias de medio ambiente se registran en hojas de cálculo o, en su defecto, quedan como expedientes en papel y cuadernos. Este procedimiento exige trabajo adicional para generar informes dirigidos al Ministerio del Ambiente (MINAM), en línea con el cumplimiento de la Política Nacional del Ambiente al 2030 (PNA). Además, se toma en cuenta la guía y el seguimiento de las políticas nacionales emitidas por el Centro Nacional de Planeamiento Estratégico (CEPLAN).

En las gestiones anteriores, la Municipalidad de Santiago de Cusco no contaba con una Gerencia de Medio Ambiente. Existía únicamente el área de Servicios de Limpieza Pública (SERLIP), que estaba directamente subordinada a la Gerencia Municipal. Además, existía una oficina de administración de equipo mecánico como una unidad independiente de SERLIP. Debido a esta estructura, la coordinación entre estas áreas no siempre se realizaba de manera eficiente.

En esta gestión iniciada el 2023, se dispone de bastante información manual o en Excel de actividades y variables, como el consumo de combustible, ruteos y las capacitaciones obligatorias del personal según la normativa del PNA. Sin embargo, del año 2022 para atrás, solo cuentan con parte de la documentación obligatoria en archivos físicos almacenados en el archivo central. No existe información digitalizada ni bases de datos correspondientes a los procesos de SERLIP de gestiones anteriores.

El presente proyecto busca dotar a la Gerencia de Medio Ambiente de la Municipalidad de Santiago de Cusco de un sistema informático de Gestión de Expedientes integrando los aplicativos de Administración de Recursos Humanos, Control de Almacén y Compactadoras de manera integrada para la aplicación del modelo de gestión de expedientes informatizados, que permitan a los funcionarios manejar su información de forma interrelacionada, programada y verificada, controlando la participación en las actividades y capacitaciones, administrando también la disposición, periodicidad y reparto de los EPPs, además de instalar con los requisitos necesarios el aplicativo móvil de información ciudadana de ruteo y horarios de recogida de las compactadoras, desarrollado el 2018 como parte del proyecto realizado con la Convocatoria de pasantías y de desarrollo de capacidades de cooperación internacional al desarrollo de la Excma. Diputación de Córdoba del 2017.

Con estas aplicaciones integradas a un sistema de gestión de expedientes se permitirá automatizar la gestión del recurso humano, la gestión de materiales y la administración de la maquinaria y equipamiento del área permitiendo mantener en una base de datos la sistematización de los procesos más acuciantes que permitan la emisión automática de los valores y reportes para la evaluación del desempeño requeridos por el MINAM, PNA, CEPLAN y el Sistema Nacional de Información Ambiental-SINIA.

Previamente al inicio del desarrollo y con carácter de análisis, revisión de diseños y aplicación de experiencias exitosas, se celebraron en Cusco las jornadas de modernización electrónica y la transformación digital para la mejora de la gestión municipal y del sector público en Perú, destinadas a autoridades y funcionariado de la región de Cusco de los gobiernos descentralizados (municipalidades y gobierno regional) y otros sectores (como salud, saneamiento, etc.), consultores, profesionales, docentes y estudiantes del ámbito de la gestión pública, la innovación e informática, representantes de la empresa (Cámara de Comercio) y de las organizaciones de sociedad civil y población interesada en la temática.

Para estas jornadas, y para el proyecto en su conjunto, se contará con la participación y asistencia técnica de la Empresa Provincial de Informática de la Diputación de Córdoba (Eprinsa).